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当电子合同催生商务流程变革

发布时间:2021-09-09 21:24:27 阅读: 来源:PC管厂家
当电子合同催生商务流程变革

电子合同催生商务流程变革

《电子签名法》的实施需要有什么样的技术来支撑,它将给企业带来什么样的影响?诸多“创新”问题引起了人们的普遍同盟的准备工作目前由中国合成树脂协会负责关注。

4月1日,我国首部“真正意义上的信息化法律”—《中华人民共和国电子签名法》将正式生效。从此,经过电子签名的商业文书等数据电文,将与纸质的商业文件具有同等的法律效力。即将生效的《电子签名法》规定,电子签名必须同时符合“电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有”、“签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制”、不然会破坏机器和伤到使用者“签署后对电子签名和内容的任何改动能够被发现”等几种必要条件,才能被视为可靠的电子签名,或者说是合法的电子签名。然而,《电子签名法》的实施需要有什么样的技术来支撑,它将给企业带来什么样的影响?诸多“创新”问题引起了人们的普遍关注。

电子合同不是纸合同的简单翻版

2004年9月,北京顺天府超市和联合利华北京分如果大量塑料废弃物填埋在地下公司签订了第一份电子合同,主要内容是顺天府10周年店庆期间与联合利华之间的促销协议,其内容是一份最普通的促销合同。但这份电子合同的重要意义在于,它并不仅仅是简单地把合同从文件柜转移到电脑中。

从用户的角度来看,电子合同只是一个特殊的文档,这份文档只能用专门的软件打开来浏览,也可以打印成纸介合同。但是,与普通电子文档不同的是,电子合同上显示有合同涉及各方机构的公章,而且,用户无法对合同中的所有内容作任何改动。一旦用户对其中任何内容进行修改,当它再次打开时,文档上就会显示有“无效合同”的字样。同样,这份电子合同本身还记录了电子合同建立、修改到确认的历时数据。同时,电子合同印章虽然是一幅图片,用户却无法对它作任何复制、提取或修改,具备非常好的安全性和唯一性。同时,此次为顺天府提供电子合同解决方案的北京书生公司称,它还有更深层次的功能和意义。

电子合同除了有纸质合同的特点外,还在功能上有相当程度的扩展和创新,赋予了很多纸质合同所不具备的特征。除了基本的安全和版式功能外,还加入了XML技术。这意味着电子合同拥有两个非常重要的特点:一是电子合同数据的可限制性,即用户在设计电子合同时,可以对业务员填写的数据进行限制,可以避免署合同时出现的错误,甚至可以提供字段级的安全控制,使得非合同人员对合同的某些内容无法看见和阅读,更不能打印和复制;二是电子合同的数据可提取性,传统合同只能靠人工把所有合同中涉及的采购量数据单独地输入到计算机的数据库中,而电子合同方案中,所有合同中的所涉及的数据都可以通过软件工具自动地导入到数据库,准确性和高效率都是传统合同无法比拟的。

电子合同≠电子印章

在“《电子签名法》正式生效以前,国内有上百家做电子印章的企业。但是,简单地把电子印章等同于电子合同是对电子合同片面的、不科学的观点。”书生公司董事长王东临认为作为电子合同的完整技术体系必须具备三个方面的内容:文档的版面格式、文档的安全可信和文档与其它信息化系统的可对接性。其中文档的安全可信是由电子印章和数字签名(数字签名是由国家认定的专门机构给企业或个人核发的数字证书)来实现的。

签署电子合同时,软件通过络与认证机构进行确认,以核实其身份。身份验证通过后,电子合同应用平台就将允许用户使用“电子盖章”的功能,在预先拟好的合同上加盖电子印章。双方都履行这一工作后,合同就生效了。

电子合同无法使用常用的WORD文档,具备专门的版面格式。这种版面格式不仅可以方便地生成和显示,还可以与数字签名和电子印章很好地结合,使电子合同在起草、填写、盖章和签署后的保存等整个生命周期中赋予使用者不同的权限。就顺天府签订的首份电子合同而言,它的应用平台涵盖了书生的智能文档技术和天威诚信的CA认证服务。其中,智能文档技术内含了电子印章技术、版面格式技术和XML技术等。这样,电子合同应用也就形成了完整的技术解决方案。

电子合同激变商务流程

传统纸质合同的签订是一个相当麻烦的过程,甲方拟定了合同内容之后要发给乙方进行修改确认,这样来回几次确认并打印出来后,一方盖章之后寄给对方盖章再寄回来,或者双方面对面的签约。这样的商务流程往往浪费大量的时间、财力和人力,而后续的各行各业对材料的要求愈来愈高合同管理则更为麻烦。

像顺天府这样的连锁超市,每年签订的合同就不下5000份,10年累积下来就有数万份,这么多的档案必须要有专门的人来负责管理。由于合同数量多,签署过程中数据出错的可能性就大。据了解,顺天府超市过去就曾因为一个返点数的错误造成20多万元的损失。这也正是顺天府应用电子合同的出发点。另外,大量的企业都在一定程度上实施了信息系统,合同中涉及的基础信息和业务数据只有进入信息系统的数据库,才能被作为决策数据有效利用。传统合同中的数据只能通过人工输入电脑,这也是一个复杂低效的工程,在录入的过程中还可能出现差错。

从商务流程来看,电子合同的出现让企业摆脱了这些烦恼。签订电子合同是一个简单快捷的过程:首先要使用智能文档设计工具,合同内容(也可以从WORD文档直接导入),签约双方填写相关合同信息,并确认后,一方先盖电子印章之后,用络将合同传输到另一方,乙方同样盖上电子印章。这样,一份具有法律效力的“电子合同”就生效了。

电子合同完全是一种对传统纸质合同进行了电子化模拟的实现过程,对传统纸质合同的代替性应用使合同从起草到签署、管理的全过程都采用信息手段完成。它一方面使电子合同的签署过程变得简单快捷,另一方面也使合同这一最基本的商业原始文件管理及与信息系统的对接,最大可能地减少了人工的干预,使商务和管理效率达到最高。

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电子签名:电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。通俗点说,电子签名就是通过密码技术对数据电文的电子形式的签名,并非是书面签名的数字图像化,它类似于手写签名或印章,也可以说它就是电子印章。

电子印章:电子印章分为电子公章和电子名章,对符合国家标准的印章、印迹加密后,捆绑经国家主管部门认可的数字证书,灌制在授权密码的密钥中,可广泛应用于电子政务和电子商务,如上保税、电子结算、上签合同等等。用户在使用时,只需将一个智能钥匙接入电脑,输入相应密码,用鼠标点击电子文件下方空白处,就可加盖公章或合同章、法人代表章等。

XML:是Extensible Markup Language的简写,一种扩展性标识语言,是用来创造标记语言(比如HTML)的元语言。XML文档本身只描述数据内容,它的显示功能由样式单来完成。(end)

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